Polityka prywatności
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystasz z naszej strony, formularza kontaktowego i systemu rezerwacji masaży w biurze: w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Andrzej Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Healthy Moment Andrzej Nowak, ul. gen. Chłopickiego 11/13 lok. 58, 04-314 Warszawa, NIP 1133095218, REGON 525227266 („Healthy Moment”, „my”).
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres biuro@healthymoment.com.pl lub zadzwoń pod numer +48 500 703 181.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie
Odwiedziny strony i bezpieczeństwo systemu
- Dane: adres IP, data i godzina, adres odwiedzanej strony i informacje techniczne o przeglądarce (logi serwera); przy logowaniu i innych działaniach także adres e-mail i liczba prób logowania, rejestracji, rezerwacji, wysłanych wiadomości i zmian hasła.
- Cel: działanie strony, ochrona kont przed przejęciem, ograniczanie nadużyć i spamu, wykrywanie i naprawianie błędów.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i działania usługi.
Formularz kontaktowy
- Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie telefon i nazwa firmy, treść wiadomości oraz informacja, z której wersji językowej strony ją wysłano.
- Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes – odpowiadanie na zapytania), a gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Wiadomość nie jest zapisywana w bazie danych systemu – trafia e-mailem do naszej skrzynki pocztowej.
Konto w systemie rezerwacji
Z systemu rezerwacji korzystają pracownicy firm, które zamówiły u nas masaże jako benefit. Konto zakładasz, podając kod zaproszenia otrzymany od pracodawcy.
- Dane: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, firma, w której pracujesz, wybrany język, skrót hasła (samego hasła nigdy nie przechowujemy), data założenia konta i potwierdzenia adresu e-mail.
- Cel: założenie i prowadzenie konta, potwierdzenie, że adres e-mail należy do Ciebie i do Twojej firmy, logowanie, zmiana hasła i odzyskanie dostępu do konta.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, czyli wykonanie umowy z Twoim pracodawcą, który zapewnia Ci masaże jako benefit pracowniczy.
Rezerwacje, obecność i oceny
- Dane: termin i stanowisko, masażysta, data rezerwacji i odwołania oraz jego przyczyna (w tym odnotowana nieobecność na wizycie), a jeśli zdecydujesz się ją wystawić – ocena i komentarz po wizycie.
- Cel: obsługa rezerwacji, sprawiedliwe rozdzielanie ograniczonej liczby terminów, rozliczenie usługi z Twoim pracodawcą, dbanie o jakość masaży.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wykonanie umowy z Twoim pracodawcą i dbanie o jakość usługi. Wystawienie oceny jest dobrowolne.
- Masażysta nie widzi Twoich danych: w swoim grafiku widzi tylko, które terminy są zajęte.
- Na potrzeby rozliczenia usługi, na życzenie Twojego pracodawcy, możemy przekazać mu zestawienie wizyt pracowników jego firmy: imię i nazwisko, adres e-mail, termin i status wizyty (np. zrealizowana, odwołana, nieobecność). Oceny i komentarze przekazujemy tylko zbiorczo, bez wskazania, kto je wystawił.
Wiadomości e-mail
- Dane: imię, adres e-mail, język konta, szczegóły rezerwacji.
- Cel: wiadomości potrzebne do korzystania z usługi: potwierdzenie rezerwacji (z plikiem kalendarza), informacja o odwołaniu terminu, przypomnienie rano w dniu masażu, prośba o ocenę po wizycie (najwyżej raz na 7 dni), linki do potwierdzenia adresu e-mail i ustawienia hasła, powiadomienia o zmianie hasła, o próbie rejestracji na Twój adres oraz o dezaktywacji konta lub usunięciu danych.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa usługi, z której korzystasz.
- Nie wysyłamy reklam ani newslettera, a nasze wiadomości nie zawierają elementów śledzących otwarcia lub kliknięcia.
Dziennik działań administratora
- Dane: zapis działań wykonanych w panelu administratora (np. eksport danych, odwołanie wizyty, dezaktywacja lub usunięcie konta): kto i kiedy je wykonał, z jakiego adresu IP, oraz identyfikatory kont i firm, których dotyczą.
- Cel: rozliczalność – możliwość wykazania, kto, kiedy i dlaczego zmienił lub pobrał dane.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 5 ust. 2 RODO.
Umowy i rozliczenia z firmami
- Dane: dane firm, które zamawiają u nas usługi, oraz osób, które je reprezentują lub kontaktują się z nami w ich imieniu (imię i nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe), zawarte w umowach, fakturach i korespondencji.
- Cel: zawarcie i wykonanie umowy, wystawianie faktur, prowadzenie księgowości.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (umowa z firmą i kontakt z jej przedstawicielami) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości.
3. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i tylko na nasze polecenie:
- Google – Google Cloud: aplikacja i baza danych (Cloud Run i Cloud SQL w regionie europe-central2, Warszawa; kopie zapasowe bazy w centrach danych Google na terenie UE), logi serwera (Cloud Logging), przechowywanie kluczy i haseł systemu (Secret Manager); poczta Gmail, do której trafiają wiadomości z formularza kontaktowego, nasza korespondencja i powiadomienia o rezerwacjach.
- Twilio SendGrid (USA) – wysyłka wiadomości e-mail z systemu.
- Cloudflare (USA, sieć globalna) – obsługa domeny (DNS), sieć i ochrona strony: każde żądanie do strony przechodzi przez Cloudflare, który przetwarza adres IP, adres odwiedzanej strony, nagłówki przeglądarki (w tym pliki cookie) i przesyłane dane formularzy; przekazywanie poczty wysłanej na nasz adres e-mail.
- Upstash – krótkotrwałe liczniki chroniące przed nadużyciami (adres IP, adres e-mail); dane przechowywane w regionie europe-west1 (Belgia).
- Twój pracodawca – tylko w zakresie opisanym w punkcie 2 (zestawienie wizyt do rozliczenia usługi).
- Organy publiczne – tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych.
4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
System rezerwacji i jego baza danych działają w Warszawie, a liczniki zabezpieczeń – w Belgii. Google, Twilio SendGrid, Cloudflare i Upstash są jednak firmami z USA lub należą do grup z USA, więc dane mogą być przetwarzane także poza EOG – przede wszystkim przy wysyłce e-maili, w sieci Cloudflare i w poczcie Gmail. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Na Twoją prośbę przekażemy informacje o zastosowanych zabezpieczeniach.
5. Jak długo przechowujemy dane
Przechowujemy dane tylko tak długo, jak to potrzebne:
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, język, skrót hasła | Do usunięcia konta – najpóźniej 30 dni po zakończeniu współpracy z Twoim pracodawcą, a wcześniej na Twoje żądanie. |
| Historia rezerwacji i oceny | Powiązane z Tobą do usunięcia konta; potem anonimizujemy je i zostają tylko w statystykach, bez danych osobowych. |
| Zapytania z formularza kontaktowego | Do zakończenia korespondencji; jeśli nie dojdzie do współpracy – usuwamy je w ciągu 3 miesięcy. |
| Faktury i umowy z firmami | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa). |
| Logi serwera (adres IP, dane techniczne) | 30 dni. |
| Liczniki ochrony przed nadużyciami (adres IP, adres e-mail) | Kilkanaście minut, najwyżej 30 minut – potem wygasają automatycznie. |
| Link do potwierdzenia adresu e-mail | Ważny 24 godziny i działa jeden raz; przechowujemy tylko jego skrót. |
| Link do ustawienia nowego hasła | Ważny 60 minut i działa jeden raz; przechowujemy tylko jego skrót. |
| Link do oceny wizyty | Ważny 7 dni od wysłania wiadomości. |
| Kopie zapasowe bazy danych | Baza danych działa w regionie europe-central2 (Warszawa), a jej kopie zapasowe są przechowywane w centrach danych Google na terenie UE (lokalizacja wieloregionalna „eu”). Kopie automatyczne wykonujemy codziennie i przechowujemy 7 ostatnich; dodatkowo przez 7 dni możemy odtworzyć stan bazy z dowolnej chwili (odtwarzanie do punktu w czasie). Przed każdą aktualizacją systemu wykonujemy dodatkową kopię i przechowujemy 5 ostatnich, starsze usuwamy. Dane usunięte z bazy znikają z kopii, gdy kopie zostaną zastąpione nowszymi. |
| Dziennik działań administratora | 12 miesięcy. |
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres biuro@healthymoment.com.pl – najlepiej z adresu przypisanego do Twojego konta. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Imię i nazwisko, język i hasło możesz też zmienić sam w zakładce „Moje konto”.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
7. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i hasła nie założysz konta ani nie zarezerwujesz masażu, a bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie. Telefon i nazwa firmy w formularzu kontaktowym oraz ocena wizyty są nieobowiązkowe.
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy Cię.
9. Pliki cookie
Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie – bez nich nie działa logowanie ani wybór języka, dlatego nie wymagają Twojej zgody. Nie stosujemy plików cookie analitycznych ani reklamowych i nie używamy narzędzi śledzących.
Pliki authjs.csrf-token i authjs.callback-url serwer ustawia już przy wejściu na stronę, także bez logowania; authjs.session-token – dopiero po zalogowaniu, a hm_locale – gdy wybierzesz język.
| Nazwa | Do czego służy | Jak długo |
|---|---|---|
authjs.session-token | Utrzymuje Twoją sesję po zalogowaniu. | Do 8 godzin; usuwany przy wylogowaniu. |
authjs.csrf-token | Chroni logowanie przed podszyciem się pod Ciebie (atak CSRF). | Do zamknięcia przeglądarki. |
authjs.callback-url | Zapamiętuje adres strony, na którą wrócisz po zalogowaniu. | Do zamknięcia przeglądarki. |
hm_locale | Zapamiętuje wybrany język strony; ustawiany, gdy wybierzesz język. | 12 miesięcy. |
Na stronie otwartej przez szyfrowane połączenie (HTTPS) nazwy plików cookie logowania mają przedrostek __Secure- lub __Host-.
10. Zmiany polityki
Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę na jej początku.